Como colocar as estratégias do escritório em sintonia com as informações geradas e produzidas pelos softwares contratados? “Não consigo produzir um relatório ou não trago resultados que a minha equipe deseja. Como liderar no mercado? Vou esperar ou acompanhar as mudanças?”

As questões de Kamille Ziliotto, advogada e especialista em produção jurídica reforçam os motivos do tempo gasto para a extração das informações coletadas e armazenadas em softwares jurídicos não virem acompanhadas de tempo adequado para a análise. “A Controladoria 4.0 entra para alterar procedimentos nos processos organizacionais, além da introdução de um novo programa de gestão na estrutura do escritório”.

Se a Controladoria Jurídica não tem como meta apenas controlar e organizar a condução do processo, mas também gerar segurança e otimizar tempo dos advogados, o avanço sobre as ferramentas tradicionais de gestão e de software são imensuráveis. “A Controladoria é o nosso marco zero. É o início de um novo padrão jurídico, com o objetivo de satisfazer as necessidades dos clientes e produzir um melhor rendimento da equipe”.

Fintechs, lawtechs, proteção de dados e era digital reforçam novas visões sobra a Advocacia. A reestruturação das ferramentas agora voltadas para o desenvolvimento e gestão de serviços, além de inevitáveis, exigem novos padrões dos sócios e gestores. “Nada adianta melhores softwares, robôs de automação e novas tecnologias no mercado sem a devida desconstrução de formatos e hábitos, o que envolve toda a equipe jurídica e seus fluxos de atividades. Desaprender um comportamento virá de modo natural”.

Envolvimento

Com uma visão de organização horizontal, na participação de todos os envolvidos e colaboradores, que a tecnologia chega como suporte de gestão. Kamille explica que há várias camadas de hierarquia entre o líder e as pessoas que atuam na linha de frente, e não basta ter uma meta articulada ou bem comunicada. “Envolver as pessoas nessa etapa irá acelerar as mudanças”.

Conflitos nos modelos tradicionais

Características comuns em escritórios com modelos tradicionais de gestão, sem a Controladoria 4.0, são marcadas pela ausência da divisão de tarefas, responsabilidades, padronização, comunicação interna e de sistemas (no caso, lentos e ineficazes):

-Comunicação organizacional confusa;

-Interpretação distorcida entre as áreas e os termos utilizados;

-Capital intelectual subutilizado;

-Processos de retrabalho e perdas de oportunidades;

-Falta de visão do negócio e até da responsabilidade na hora da entrega final.

A gestão individualizada também costuma ser evidente. “Se houver uma troca ou sucessão desse advogado, haverá uma quebra da informação”. Kamille ressalta o medo da perda do prazo ou controle do processo para explicar resistências e procedimentos metódicos que impedem a completa integração do escritório. “A mudança do mindset é determinante para gestão de tempo e produtividade”.

Hoje, as operações exigem planejamento, organização e métodos específicos para melhores resultados na produção jurídica. Para a conversão das informações do meio físico para o digital muito se discute sobre a essência e a competência da Controladoria Jurídica. “É importante que a equipe de Controladoria dê o suporte de gestão ao setor técnico, tanto para análise interna, quanto para os clientes. Falamos dos indicadores de desempenho aos relatórios gerenciais produzidos pela própria controladoria”.

(créditos: Alessandro Manfredini – Artesania Comunicação Jurídica)